Bei der Auswahl und Einführung einer neuen Unternehmenssoftware in mittelständischen Unternehmen, die häufig mit nur knappen IT-Budgets ausgestattet sind, entscheidet eine strukturierte und effiziente Vorgehensweise häufig über den Projekterfolg. Ein ERP-Berater fasst die wichtigsten Schritte in einer Checkliste zusammen.
Immer mehr mittelständische Unternehmen entschließen sich für die Einführung einer ERP-Software, um ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Häufig stehen sie dabei einem großen Systemangebot gegenüber und müssen die Einführungsprojekte mit knapp bemessenen Personalkapazitäten und IT-Budgets bewerkstelligen. Deshalb kommt es bei der Auswahl und Implementierung des neuen Systems umso stärker auf eine gute Planung und ein systematisches Vorgehen an. Nicolas Ziegler, ERP-Consultant bei der IAS, nennt die zentralen zehn Schritte in einem ERP-Projekt.

1. Projektstart
Zu Projektbeginn müssen Ziele und Erwartungen klar definiert werden. Sie bilden im späteren Verlauf die Grundlage für die Messung des Projekterfolgs. Danach müssen die Ist-Situation analysiert und die Anforderungen an das neue System im Pflichtenheft dokumentiert werden.

2. Vorauswahl
Als nächstes ist zu klären, ob eine auf das Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens spezialisierte Branchenlösung oder ein umfangreiches ERP-System geeigneter ist und welche Bewertungskriterien der Anbieterauswahl zugrunde gelegt werden sollen. Anschließend kann eine grobe Vorauswahl geeigneter Softwarelösungen vorgenommen werden.

3. Anbieterevaluation und Entscheidung
Im Rahmen von Anbieterpräsentationen lassen sich Konzepte, Funktionalitäten und Angebote potenzieller Lösungspartner vergleichen. Weiterführende Workshops mit Systemhäusern in der engen Auswahl sind hilfreich, um die finale Entscheidung für die neue Software richtig zu treffen.

4. Zuständigkeiten und Koordination
Nachdem sich das Unternehmen für eine Lösung entschieden hat, müssen Projektverantwortliche eindeutig benannt, Key-User umfassend eingearbeitet und das Konzept des neuen Systems erstellt werden. Im Sinne der Feinspezifikation ist es wichtig, mit dem Anbieter Offenheit über Deadlines, Geschäftsprozesse und Besonderheiten zu leben.

5. Akzeptanzförderung
Die frühzeitige Einbindung der Anwender und Akzeptanz der neuen Lösung beeinflusst maßgeblich den Projekterfolg. Deshalb müssen Verantwortliche und Entscheider den relevanten Personenkreis für den Handlungsbedarf sensibilisieren und proaktiv Aufklärungsarbeit betreiben.

6. Implementierung
Den IT-Verantwortlichen und Key-Usern sollen genügend Kapazitäten für das Projekt eingeräumt werden, um den Lösungspartner bei der Realisierung konzipierter Anforderungen zu begleiten. Nachdem das neue System eingerichtet wurde, können die Stammdaten in die neue Umgebung übernommen und Abläufe umgestellt werden.

7. Schulungen
Alle zukünftigen Anwender müssen umfänglich geschult und eingearbeitet werden. Zunächst sollten Abteilungsleiter in Key-User-Schulungen alles über die Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung lernen. In anschließenden Anwenderschulungen erlernen dann Mitarbeiter den sicheren Umgang mit der Software im operativen Tagesgeschäft und üben interaktiv die neuen Abläufe.

8. Tests
Für ein erfolgreiches Gelingen des Projekts ist es von großer Bedeutung, eingerichtete Funktionen, Prozesse, Schnittstellen und übernommenen Daten umfassend zu testen. Fehlende Funktionalitäten können dabei gemeinsam mit dem Systempartner ergänzt und erneut getestet werden.

9. Produktivstart
In Abhängigkeit von den Testergebnissen kann ein finaler Termin für den Produktivstart festgelegt werden. Bei der Migration und dem Go-live der neuen Lösung ist darauf zu achten, dass das Projektteam – und bei Bedarf auch die Endanwender – den Anbieter jederzeit unterstützen können.

10. Anpassungen und Erweiterungen
Ein Einführungsprojekt endet keineswegs mit dem Tag des Produktivstarts. Nach den ersten Praxiserfahrungen im Echtbetrieb werden in der Regel weitere Optimierungsmöglichkeiten evaluiert. Die Betreuung durch den Softwarepartner gestattet eine fortlaufende Vereinfachung implementierter Geschäftslogiken und Weiterentwicklung des Systems.


(Anna Seel)