Ohne (anonyme) Hinweise fehlt Kenntnis über Pflichtverletzung, Untreue, Kriminalität.
Viele Schadensfälle konnten erst nach Erhalt von Hinweisen aufgeklärt und die Lecks abgedichtet werden.
Hinweisgeber meinen es gut mit dem Empfänger ihrer Botschaft.
Fazit: wer als Unternehmensverantwortlicher dem Hinweis nicht nachgeht (Pflicht gem. KonTraG) riskiert sogar persönliche Haftung etwa nach OWiG.
Chancen für Vorstand und Geschäftsführung durch anonyme Hinweise.

Mit telefonischen oder schriftlichen Hinweisen ohne Absender gehen Empfänger sehr unterschiedlich um. Ich habe Unternehmer und Manager erlebt, die mit dem Ausdruck „igitt“ die Nachricht dem Papierkorb anvertraut haben. Schade auch, denn aus der Erfahrung kann ich sagen, dass große Werte erst nach anonymen Hinweisen (schriftlich oder telefonisch) gerettet oder Regress genommen werden konnte. Mit Blick auf die Unternehmensverantwortlichen stellt sich sogar die Pflicht, Hinweise auf strafbare Handlungen oder Vertragsverletzungen aufzuklären, Täter zur Rechenschaft zu ziehen und das „Leck“ abzudichten. Art. 91 Abs. 2 KonTraG, §§ 91, 93 AktG und § 43 GmbHG sprechen hierzu eine sehr deutliche Sprache. Am Ende droht ferner persönliche Haftung etwa nach § 130, § 9 OWiG dann, wenn Schaden nicht verhindert, sprich dem Hinweis zur Aufdeckung nicht nachgegangen wurde.

Während bei schriftlichen Hinweisen prüfbare Angaben vorliegen und für die Untersuchung als Basis benutzt werden können, sind bei telefonischen Informationen oftmals Details verloren gegangen oder sie kommen beeinflusst endlich am Ziel an.

Schriftliche Hinweise sollten in erster Linie der Aufklärung erhobener Vorwürfe, Beschuldigungen o.ä. dienen. Für uns als Consulter spielt es keine Rolle, wer es gut mit dem Unternehmen, dem Empfänger der Botschaft, meint. Das ist in der Tat das häufigste Motiv für Hinweisgeber. Sofern sich der Whistleblower also bestätigt fühlt, ist er daran interessiert weitere Tipps zu geben – immer im Interesse pro Firma.

Das ist für mich das vorrangige Ziel und in diese Richtung berate ich meine Auftraggeber.

Über Sachverständige und Gutachter lassen sich Schriftstücke mit erkennbar falscher Beschuldigung in vielfacher Hinsicht auswerten. Die Suche nach dem/der Verfasser/in hat dann Priorität. Dafür stehen bei gedruckten Hinweisen neben Fingerabdruckspuren auch Ergebnisse aus der Suche u.a. nach dem Geschlecht, dem benutzen Papier/Umschlag, sowie dem Druckersystem etc. zur Verfügung und ich persönlich nehme gern einen Abgleich mit Schriftstücken aus Vergangenheit und Gegenwart im Unternehmen vor.

Handschriftliche anonyme Hinweise lassen sich zusätzlich forensisch untersuchen und liefern auf diesem Wege weitere Aufklärungschancen.

Auf die Problematik bei telefonischen Hinweisen habe ich eingangs bereits hingewiesen. Hier entstehen ungewollt Verzerrungen, Details gehen unter oder evtl. kommt die eigene Meinung der Empfänger hinzu.
Außerdem fehlen wichtige Details wie Umweltgeräusche (etwa Verkehrslärm) oder Dialekt des Anrufers/der Anruferin, werden Namen (richtige Schreibweise erfragen!) oder sonstige Internas erwähnt?

Aus diesem Grunde wurde ein Protokoll-Formular entwickelt, in dessen
Anleitungen stecken Anregungen für viele Rückfragen um auch möglichst viele Anhaltspunkte für eine gezielte Untersuchung zu erhalten. Die Rechnung geht auf, ist doch der Hinweisgeber durch seinen Anruf erkennbar bereit sich mitzuteilen und genau das gilt es im Sinne der Aufklärung zu nutzen, solange das Gespräch aufrecht erhalten werden kann.

Das Protokollformular an sich dient der schnellen Notiz etwa in der Telefonzentrale und somit dem Erhalt möglichst authentischer Aussagen. Es verhindert Verluste und Einfluss von Meinungen oder gar Ergänzungen durch den/die internen Überbringer.
Aus div. Details lässt sich dann erkennen, ob der Anrufer Insider ist oder nicht. Das hilft auch bei der Frage nach seiner Glaubwürdigkeit und der Verlässlichkeit der Nachricht.
Wichtig ist hier der Hinweis, dass die betreffenden Empfänger am Telefon mit dem Umgang des Protokolls vertraut sind, also geschult wurden und auch im Nachhinein durch praktische Übungen trainiert werden, um den größtmöglichen Nutzen als Basis für aufklärende Untersuchungen zu erreichen.

Also: vielen Dank, Herr Informant!

Manfred Lotze